In de opstartfase van een informatiebeveiligingsbeleid (ISMS) is Excel de logische keuze. Het is laagdrempelig en flexibel. Maar voor de professionele organisatie die serieus werk maakt van ISO 27001 of de aankomende NIS2-wetgeving, verandert deze flexibiliteit op een gegeven moment in een gevaarlijke kwetsbaarheid.
Wanneer we spreken over de ‘BOEM’ in GRC, hebben we het over het moment dat de werkelijkheid niet meer aansluit op de papieren werkelijkheid in uw spreadsheets.
De schijnveiligheid van handmatige administratie
Het probleem met spreadsheets is dat ze statisch zijn, terwijl risico’s dynamisch zijn. Veel organisaties verwarren het invullen van een risicomatrix met het beheersen van een risico. Dit leidt tot een aantal kritieke structurele tekortkomingen:
1. Gebrek aan integriteit en audit-trail In een spreadsheet is niet herleidbaar wie wanneer een wijziging heeft doorgevoerd en op basis van welke argumenten. Voor een auditor is een cel in Excel slechts een bewering, geen bewijs. Zonder een onweerlegbare audit-trail staat uw certificering bij elke controle op losse schroeven.
2. Fragmentatie van eigenaarschap Compliance wordt vaak gezien als een taak van de Security Officer, terwijl het een verantwoordelijkheid van de business hoort te zijn. Excel-lijsten nodigen niet uit tot actieve deelname. Het resultaat? Een centraal beheerd document dat losstaat van de dagelijkse operatie. Echte ‘Governance’ ontstaat pas wanneer proceseigenaren zelf hun controles beheren in een omgeving die daarvoor gebouwd is.
3. Operationele inefficiëntie De tijd die een GRC-team besteedt aan het consolideren van data uit verschillende sheets, het handmatig versturen van herinneringen en het handmatig opstellen van rapportages, is verloren tijd. Tijd die niet besteed wordt aan het daadwerkelijk verhogen van de weerbaarheid van de organisatie.
De afweging: Kosten versus Strategische Waarde
De keuze voor professionele GRC-tooling wordt vaak uitgesteld vanwege de licentiekosten. Dit is echter een klassieke miscalculatie waarbij directe kosten zwaarder wegen dan indirecte verliezen.
Wanneer u de stap naar professionalisering overweegt, dient u de volgende factoren mee te wegen:
- Schaalbaarheid: Kan uw huidige systeem een verdubbeling van het aantal controles aan zonder dat de foutmarge exponentieel stijgt?
- Integratie: In hoeverre praten uw risicomanagement, incidentmanagement en leveranciersmanagement met elkaar? In Excel zijn dit eilandjes; in een platform vormen ze één ecosysteem.
- Continuïteit: Is uw kennis geborgd in een systeem, of is uw gehele compliance-huishouding afhankelijk van de complexe formules van één medewerker?
Conclusie: Regie door professionalisering
Het moment dat u merkt dat u meer tijd besteedt aan het beheren van de spreadsheet dan aan het analyseren van de risico’s, is het moment dat u de regie bent verloren.
Professionalisering van uw GRC-instrumentarium is geen luxe-investering, maar een noodzakelijke stap om van ‘vinkjes zetten’ naar ‘in control zijn’ te gaan. Het biedt de directie de betrouwbare stuurinformatie die nodig is in een steeds complexer juridisch landschap.
De vraag is niet of u de overstap naar een GRC-platform moet maken, maar wanneer de kosten van het niet doen onaanvaardbaar worden voor de continuïteit van uw organisatie.
